Ocena bezpieczeństwa kosmetyków odbywa się na podstawie wyników badań laboratoryjnych, badań dermatologicznych oraz przeglądu dokumentacji produktu na zgodność z obowiązującymi przepisami. Efektem oceny jest raport bezpieczeństwa sporządzany przez Safety Assesora. Raport z pozytywnej oceny bezpieczeństwa kosmetyku jest ostatecznym dokumentem niezbędnym do rejestracji w CPNP. Droga do rejestracji kosmetyku dzieli się na kilka etapów.
Przegląd dokumentacji kosmetyku
Zanim laboratorium przystąpi do badań musimy mieć pewność, że kosmetyk nie zawiera żadnych substancji niedozwolonych lub że ich stężenia nie przekraczają dopuszczalnych norm. Wykaz wszystkich substancji, których stosowanie jest zabronione lub ograniczone znajduje się w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) 1223/2009. Skład produktu potwierdza się na podstawie dokumentów dostarczonych przez Producenta. Będą to zatem certyfikaty każdego z surowców stosowanych produkcie, specjalne certyfikaty dla substancji zapachowych, certyfikaty opakowań a także oświadczenia podmiotu odpowiedzialnego braku substancji CRM oraz o nietestowaniu produktu ani żadnego z surowców na zwierzętach.
Badania mikrobiologiczne
Pierwszym etapem badań laboratoryjnych jest potwierdzenie czystości mikrobiologicznej kosmetyku. W badaniu tym oznacza się liczbę drobnoustrojów tlenowych w jednym gramie produktu oraz bakterie chorobotwórcze takie jak Staphylococcus aureus, Pseudomonas aeruginosa, Candida albicans, Escherichia coli. Zakres badania a także dopuszczalne wartości określone są w międzynarodowej normie PN-EN ISO 17516:2014-11 Limity mikrobiologiczne.
Badania fizykochemiczne
Badania fizykochemiczne kosmetyków przed wdrożeniem na rynek UE obejmują kilka kluczowych parametrów. Są to m. in. pH i/lub pH 1%-go roztworu, lepkość, gęstość. W przypadku produktów zawierających tłuszcze (np. oliwę z oliwek lub olej kokosowy) wykonuje się dodatkowo oznaczenia liczby kwasowej. Parametr ten pozwala określić „świeżość” składników tłuszczowych. Pozostałe oznaczenia to liczba nadtlenkowa i liczba zmydlania.
Badania stabilności i kompatybilności z opakowaniem
Badanie stabilności kosmetyku pozwala potwierdzić w warunkach laboratoryjnych deklarowany przez Producenta termin przydatności kosmetyku do użycia. W badaniu tym produkt poddaje się działaniu ekstremalnych czynników fizycznych, mających odzwierciedlić nawet najtrudniejsze warunki transportu i przechowywania. Badanie to trwa od 4 do 12 tygodni w zależności od produktu oraz przewidywanej daty ważności. Badanie stabilności i kompatybilności kosmetyku z opakowaniem polega w największym skrócie na porównaniu wyników uzyskanych z próbek wystawionych na działanie ekstremalnych warunków z próbkami odniesienia przechowywanych w normalnych warunkach. W trakcie tego badania nie powinny wystąpić zmiany konsystencji, barwy i zapachu produktu lub opakowania.
Test konserwacji
Test konserwacji, nazywany także badaniem obciążeniowym lub z ang. challenge test, jest badaniem pozwalającym ocenić czy produkt jest prawidłowo zabezpieczony przed rozwojem bakterii i grzybów chorobotwórczych tj. czy kosmetyk jest bezpieczny dla Konsumenta. W badaniu tym zakaża się odpowiednie naważki kosmetyku najczęściej występującymi i niebezpiecznymi patogenami człowieka a następnie analizuje się, czy wprowadzone mikroorganizmy przeżywają w kosmetyku. Test konserwacji jest jednym z najważniejszych badań w całym procesie badania kosmetyków. Jego przeprowadzenie nie jest obligatoryjne w produktach o niskim ryzyku wystąpienia zakażenia, np. w produktach zawierających wysokie stężenia alkoholu.
Badania dermatologiczne
Jeśli wszystkie wyniki badań laboratoryjnych nowego produktu kosmetycznego wykazały, że formuła produktu została zaprojektowana prawidłowo a także jeśli dokumentacja produktu potwierdza, że nie stanowi on zagrożenia dla użytkowników można przystąpić do badań dermatologicznych. Badania te przeprowadza się pod nadzorem lekarza dermatologa lub alergologa. Podstawowym badaniem jest tzw. patch test, w którym na skórę probantów nanosi się odpowiednie ilości badanego wyrobu co odzwierciedla stosowanie produktu przez klientów. Po upływie 2 lub 3 dni od zastosowania lekarz obserwuje czy na skórze nie wystąpiły objawy podrażnienia lub odczyny alergiczne. Tylko produkty, które uzyskają prawidłowy wynik badania dermatologicznego zostać wprowadzone do obrotu.
Ocena bezpieczeństwa kosmetyków
Po zakończeniu prac dokumentacyjnych oraz badań laboratoryjnych i dermatologicznych przystępujemy do opracowania Raportu Bezpieczeństwa. Raport opracowywany jest przez Safety Assesora. Raport stanowi sprawozdanie z oceny bezpieczeństwa kosmetyku dokonywanej na podstawie wszystkich informacji zebranych w toku przeglądu dokumentacji oraz badań. Raport zakończony jest wnioskiem stwierdzającym czy produkt na pewno jest bezpieczny dla użytkowników. Na jego podstawie możemy przystąpić do rejestracji kosmetyku.
Osoba odpowiedzialna
Obowiązek spełnienia wszystkich wymagań stawianych kosmetykom ciąży na osobie odpowiedzialnej za produkt. Osobą odpowiedzialną może być osoba prywatna lub prawna (spółka, fundacja). Podstawowym obowiązkiem jest przechowywanie dokumentacji produktu oraz udostępnienie jej w organom kontroli państwowej, którą w przypadku Polski pełni Państwowa Inspekcja Sanitarna. Obowiązkiem osoby odpowiedzialnej jest także przekazywanie wszystkich ujawnionych działań niepożądanych produktu a także wszelkich zmian dotyczących miejsca przechowywania dokumentacji lub zmiany składu produktu.
Rejestracja kosmetyku
Każdy kosmetyk sprzedawany w Unii Europejskiej przed dopuszczeniem do obrotu musi zostać wpisany do rejestru produktów kosmetycznych. Wpisu można dokonać tylko na podstawie Raportu bezpieczeństwa zawierającego wszystkie informacje o produkcie i jego charakterystyce. Zgłoszenie dokonywane jest online przez Cosmetic Products Notification Portal (CPNP). Po zakończeniu procesu rejestracji otrzymujemy zaświadczenie o wprowadzeniu wpisu do rejestru. Od tej pory kosmetyk może być rozprowadzany na terenie całej Unii.